如何保存香港公司商业记录

良好的业务记录保存对于管理成本或监管原因至关重要。如果您刚刚开始创业，这可能不是您想到的，但它可以帮助您打下坚实的基础。
如果您是新企业主，在香港注册公司后的第一年对您来说可能会充满挑战，因为您需要决定必须保留哪些业务记录。不用担心，关键是将事情简化为一系列清晰且易于管理的任务。从那里开始，请确保定期访问和维护这些记录，以避免文书工作堆积起来。

请阅读保存业务记录的指南以及公司必须保存的必要记录。
什么是商业记录保存？
记录保存是在会计系统中记录交易和事件的行为。由于会计原则依赖于准确和彻底的记录，记录保存构成了会计的基本基础。
为什么我应该保持良好的业务记录？
保持良好的业务记录对于您的业务成功至关重要。它确保法律合规性，帮助您做好财务分析、管理和审计准备。准确且有条理的记录使您的企业能够跟踪收入和支出、管理现金流并做出明智的财务决策。良好的业务记录还有助于与投资者和贷方等利益相关者进行沟通并建立信任。通过维护组织良好的记录，您的企业可以轻松提供必要的文件来证明您在审计期间的财务状况。

遵守法律
保持一致的记录保存做法不仅有利于公司的运营，通常是世界各地许多司法管辖区的法律要求。香港和新加坡等国家/地区聘请公司秘书服务，以确保公司遵守各国的法规。了解重要文件的位置也有助于他们的工作。
防止盗窃或欺诈
做好准备可以帮助您防止欺诈、数据泄露或身份盗窃。发生这些情况的主要原因之一是文档管理不当。为了遏制这种情况，请始终保留您的业务交易和费用的详细记录，以便您可以更好地了解您的现金流，从而防止欺诈。这些信息将帮助您在审计季节到来时生成准确的财务报表。
准备纳税申报表
到了报税季节，您必须向税务局（IRD）提交文件。这些应包括与纳税申报表中的抵免、费用和收入相关的文件。如果您的纳税申报表由税务局审核，拥有良好的业务记录可以让您轻松找到支持文件并避免任何潜在的费用和税款。
需要哪些业务记录？
根据《税务条例》，任何在香港从事业务、专业或贸易的公司均须备存足够的英文或中文业务记录。这些业务记录应反映公司的收入和支出，以便正确计算应评税利润。
所需的业务记录是：
记录收入和支出或收支的会计账簿；
优惠券；
银行对账单;
发票；
收据；
与该行业、业务或专业相关的人员的任何负债和资产的记录；
与该贸易、业务或专业相关的每日收入和支出的所有条目的记录；
该贸易或业务参与商品购买或销售的记录；
业务或贸易涉及提供服务的记录。所有服务的完整记录都需要足够详细，以便委员会能够轻松核实这些记录。

您需要维护银行帐户的记录。为了简化问题，我们建议您开设一个企业银行账户，以区分财务与个人银行账户。对于您的企业银行账户，应保存以下记录：
银行对账单;
存款收据；
购买的商品和服务的记录；
检查烟蒂交易；
支票上注明的金额；
付款日期;
收款人姓名;
详细记录费用是用于个人还是商业事务。
保存业务记录的方法有哪些？
在香港，纸质或电子记录均可接受。
有时可能很难坚持一种组织方法，因为有些客户可能比较传统，只接受纸质发票，而另一些客户可能是数字游民，并使用电子收据进行通信。
您应始终保留原始文件来源，例如银行存款单、发票和支票簿，以备需要检查您的记录时使用。
纸质法
一些企业主更喜欢通过保存纸质记录来保持对老式会计方式的忠诚。事实是，保存纸质记录并没有显着的好处，因为它们更容易发生咖啡溢出或文件丢失等事件。
电子法
如果您有大量源文档需要维护，税务局 (IRD) 允许以替代形式存储源文档。这可以通过扫描文档并将其存储在 DVD-Rom 或 CD-Rom 中来实现。这种方法是法律所接受的，您可以将文档保存在这些设备中，这是以原始形式保存文档的便捷替代方案。

电子记录有多种形式，但*常见的两种是扫描发票和扫描收据。

扫描发票
您只需扫描发票、应付账款等即可轻松保存其数字化版本。这种方法可以为您节省大量时间，因为扫描发票或拍照只需几秒钟。无需纸张和存储单元来保存这些记录，从而减少办公室的混乱。为了增强安全性，您甚至可以使用密码加密您的发票。

扫描收据
同样的优势也适用于扫描收据。您是否知道您可以使用Osome 应用程序轻松扫描并跟踪您的收据？这意味着您可以高效、快速地立即安全地存储您的收据。您的财务数据几乎可以立即得到处理。
公司记录应保存多长时间？
您应将您的业务记录保存至少七年。无正当理由不遵守《税务条例》的规定，*高可被罚款港币 100,000 元。在您停止交易后，您的记录保存要求仍然会持续到七年期限到期。
确保您的企业成功
有效的商业记录保存对于香港企业的成功和发展至关重要。正确的记录保存可以帮助您的企业管理财务交易、遵守法律和监管要求并做出明智的业务决策。
必须及时了解香港的记录保留规定，以避免法律后果并确保遵守法规。有效的记录保存是任何商业策略的重要组成部分，可以帮助您的企业在香港充满活力和竞争的商业环境中蓬勃发展。